Var tredje bolag valde bort ett systemköp — och byggde själva

Det finns saker ni gör som ingen annan gör riktigt likadant. Tänk på hur en order tas emot när kunden ringer i stället för att beställa i portalen, hur en leverans planeras om när en maskin står still eller hur priset sätts för den kund som har köpt av er i tolv år. Ofta är det just de sakerna som gör att kunderna stannar hos er, och det är också dem som inget standardsystem täcker.

När frågan har kommit upp har det i praktiken funnits tre svar. Antingen köper ni en modul som gör ungefär det ni behöver, eller så ändrar ni arbetssättet så att det passar systemet. Det tredje är att behålla undantaget vid sidan om, i ett kalkylblad, ett mejlflöde eller i huvudet på någon som har varit med länge.

Ett fjärde svar, att bygga något eget, fanns på pappret men sällan i verkligheten. Det kostade för mycket och tog för lång tid för att kunna motiveras utom för det allra mest affärskritiska, så listan hade i praktiken bara tre rader.

I augusti publicerade McKinsey sin årliga undersökning om AI i näringslivet, med 1 719 svarande i 97 länder. Ett av fynden sticker ut för alla som har suttit med i ett systembeslut.

Andelen är högst bland teknikbolagen, 41 procent, men nästan lika hög inom energi och material med 38 procent. Den syns också tydligt i tillverkning med 27 och i handel och konsumentvaror med 29 procent, så det här gäller långt fler än mjukvarubolagen.

Två saker har ändrats. AI-verktyg som skriver kod har ökat hur mycket ett litet team hinner med, och molnet har gjort infrastrukturen till en löpande kostnad i stället för en investering man måste ta först. Tillsammans gör det att arbete som förut krävde ett år och ett projektkontor nu kan göras av några personer på betydligt kortare tid.

Gratis blir bygget ändå inte. I samma undersökning säger vart femte bolag att driftkostnaderna för AI redan sätter en gräns för hur mycket de använder den, och ett system som byggs ska dessutom förvaltas i många år efteråt. Bygget har blivit billigare, ägandet har det inte. Det som har ändrats är att fler idéer flyttar från för dyrt för att ens utreda till värt att räkna på, och det avgör vilka alternativ som kommer upp på bordet.

En sak är bra att ha i huvudet när ni läser siffrorna. Drygt en tredjedel av de svarande arbetar i bolag med över en miljard dollar i omsättning, vilket knappast är er verklighet, men frågan de svarar på är densamma som er.

Standardsystem är fortfarande rätt svar för det mesta. Lön, bokföring, e-post och dokumenthantering ser ungefär likadant ut i alla bolag och ska köpas. Där gör leverantören jobbet bättre och billigare än ni någonsin gör själva, eftersom de gör det åt tusen kunder samtidigt, och att bygga eget där vore att betala för att uppfinna något som redan finns.

Svaret är alltså detsamma, men gränsen har flyttat sig. Förr låg den så att nästan allt hamnade på köpsidan, och tumregeln var enkel: köp om det går att köpa, bygg bara när det absolut inte går. Nu har en hel kategori bytt sida, nämligen det som är specifikt för just er, som ni gör ofta och som ni i dag löser med en kompromiss.

Resonemanget är kort, men det leder till en obekväm följdfråga. Fattade ni ett köpbeslut för tre år sedan, så fattades det mot en kalkyl som inte längre gäller.

Ni betalar för en modul ni använder en bråkdel av. Licensen gäller hela paketet, men ni använder tre av fjorton funktioner, och den fjärde som ni faktiskt behöver finns inte.

Ni har byggt en rutin runt systemet i stället för i det. Varje vecka exporterar någon, justerar och skickar vidare. Rutinen står inte beskriven någonstans och fungerar bara för att en viss person kan den.

Er viktigaste önskan ligger i leverantörens backlogg. Den har legat där ett tag och kommer kanske någon gång. Men den vägs mot alla andra kunders önskemål, och er verksamhet är inte majoriteten.

Känner ni igen två av de tre är det värt att räkna på. Då blir nästa fråga hur väl ni kan beskriva det ni gör annorlunda.

Beskrivningen är också ett bra ställe att börja. Skriv ner tre saker er verksamhet gör annorlunda än ett typiskt bolag i er bransch och pröva att förklara dem för någon utomstående på fem minuter. Går det lätt har ni underlag nog för att räkna på alternativen. Går det trögt är det beskrivningen ni ska arbeta med först, innan ni tittar på något systemval.

Systemskissen är vårt sätt att göra just det, under några veckor till fast pris. Vi går igenom processen tillsammans med er och tar tidigt fram en prototyp som ni kan se och klicka i, och skissen ger också ett fast pris för byggfasen. Då ser ni vad ni skulle köpa innan ni köper det, och blir svaret att ni ska välja standard ändå, så vet ni det också.