Standardsystem har verkliga fördelar. Leverantören underhåller dem och säkerhetsuppdateringar ingår, det finns gott om användare, konsulter och dokumentation, och den initiala investeringen är ofta lägre än för ett eget system. De skälen ska man ta på allvar.
Samtidigt är standardsystem byggda för standardprocesser. Ju mer er process avviker från det systemet byggdes för, desto mer av värdet går åt till anpassningar och kringlösningar. Den kostnaden är svårare att räkna på, men den är verklig och växer år efter år.
Vad kalkylen faktiskt innehåller Det som sällan syns på en offert
När bolag räknar på ett systemval tittar de nästan alltid på initialkostnaden, alltså licenser, implementation och utbildning. Det är de siffrorna som står i offerten och som är lätta att jämföra, medan kompromissens löpande kostnad sällan kommer med.
Med kompromissens kostnad menar vi konkreta saker. Controllern lägger tid på att för hand sammanställa underlag som systemet borde ta fram direkt, och nya medarbetare behöver veckor för att lära sig kringlösningarna, alltså hur ni jobbar runt systemet. Varje gång en order med ovanliga villkor kommer in uppstår dessutom friktion, eftersom ingen vet exakt vilket steg i flödet som gäller.
En annan sak som sällan räknas in är förändringstakten. Standardsystem uppdateras på leverantörens villkor, så om er verksamhet ändras snabbare eller en funktion ni behöver inte finns på leverantörens roadmap, hänger något som är centralt för er affär på någon annans beslut. Det beroendet syns inte i en vanlig kalkyl över total ägandekostnad.
Det vanliga felet är att jämföra initialkostnaden för standard med initialkostnaden för eget. Det blir rättvisare att jämföra den löpande totalkostnaden, med licenser, anpassning, friktion och beroendet av leverantörens roadmap, med vad ett underhållet eget system faktiskt kostar per år.
När standard är rätt svar Processen ryms i hyllvaran
Standardsystem är rätt val oftare än man tror när man precis har stött på en begränsning. Liknar processen i grunden hur branschen i stort arbetar, och är avvikelserna små, täcker ett standardsystem den utan att kompromisserna kostar särskilt mycket.
Detsamma gäller om processen sällan ändras och leverantörens roadmap täcker de förändringar ni räknar med. Ger just det här flödet er inte heller någon särskild konkurrensfördel gör pengarna mer nytta någon annanstans.
Vi säger det ofta i tidiga samtal: "Det här rymmer sig i ett standardsystem, och ni borde titta på X istället." Då sparar kunden tid och pengar, och vi tappar visserligen ett uppdrag men bygger ett förtroende som brukar vara värt mer på sikt.
När eget är rätt svar Processen är er, konkurrensförsprånget också
Ett eget system är värt att räkna på när processen är specifik för er verksamhet och kompromisserna i ett standardsystem kostar er tid eller pengar varje dag. Oftast är det tre saker som avgör.
Den första är att er affärslogik är unik. Ni hanterar flödet på ett sätt som ger er ett försprång, och ett standardsystem tvingar er att antingen skriva om det eller ge upp det. Det kan gälla prissättning, produktionsflöde, kundhantering eller något helt annat.
Den andra är att friktionen går att mäta. Kan ni sätta en ungefärlig siffra på vad kringlösningarna kostar per år, i tid, misstag eller affärer ni inte kan ta, har ni ett beslutsunderlag som väger tungt. Siffran behöver inte vara exakt, men den behöver vara tillräckligt stor för att kalkylen ska gå ihop.
Den tredje är behovet av att kunna ändra sig. Rör sig er bransch snabbt och ni behöver ändra flödet utan att vänta på en leverantör, då är det värt något att äga systemet. Ägandet har förstås en kostnad också, eftersom någon ska förvalta systemet i många år, och den kostnaden hör hemma i samma kalkyl.
Ärligt
AI har ändrat kalkylen för ett eget system, fast mindre dramatiskt än diskussionen ofta låter påskina. Delar av bygget har blivit billigare, framför allt för väldefinierade och avgränsade problem. Integrationerna är däremot lika komplexa som förut, underhållet kostar lika mycket och ett tidigt felbeslut om vad som ska byggas blir lika dyrt. Bygget har alltså blivit billigare medan ägandet kostar som förut, så kalkylen har förbättrats men beslutsmodellen är densamma.
Ett strukturerat sätt att tänka igenom det Fem frågor som ger en fingervisning
Vi har satt ihop en guide med fem frågor som hjälper er att tänka igenom beslutet. Den ger inget slutgiltigt svar, eftersom det kräver en genomgång av just er situation, men den visar ärligt åt vilket håll det lutar.
Serien i korthet — klicka för att läsa
Ta med dig
- Kalkylen för standardsystem mot eget system bör ta med kompromissens löpande kostnad, som friktion, personberoende och att ni inte äger systemet, och inte bara initialkostnaden.
- Standard är rätt när processen ryms i hyllvaran och kringlösningarna kostar lite. Eget är rätt när processen är så specifik att friktionen kostar mer än ett eget system gör per år.
- AI har sänkt byggkostnaden för ett eget system, men integration och förvaltning är lika krävande som förut. Beslutsmodellen är densamma, men brytpunkten har flyttats.
Läs vidare
Vad är ett verksamhetsnära system? — hörnstenen i serien → Integration i ett verksamhetsnära system → Förvaltning — vad håller ett system vid liv? → Vad AI förändrar i kalkylen för systemutveckling → Guide: Är ett eget system rätt för er? — fem frågor →Gaia System AB
Microsoft Azure, .NET och systemutveckling i Norrköping sedan 1995