Verksamhetsnära system · Ingångserbjudande
Ni ska veta vad ni köper innan ni köper det
Det vanligaste skälet till att ett systemprojekt går snett är inte tekniken. Det är att beställare och byggare aldrig såg samma sak framför sig.
Systemskissen tar tre till fyra veckor. Ni går igenom processen på djupet, ser en klickbar prototyp av det som ska byggas, och får ett fast pris för byggfasen. Sedan bestämmer ni om ni vill gå vidare.
När processen har växt ur sitt systemstöd
Någonstans i verksamheten finns ett flöde som inget av era system äger. Det bor i en delad mapp, i ett par kalkylblad och i mejltrådar. Någon håller ihop det, och den personen har blivit svår att vara utan.
Ni har troligen tittat på att köpa ett standardsystem och märkt att det täcker åttio procent. De sista tjugo är just det som gör processen till er.
Lika ofta ser det tvärtom ut. Ni har ett system — det är bara inte rätt system längre. Ett standardsystem som täcker det mesta och tvingar ut resten i sidoflöden. Eller något ni byggde själva för tio år sedan, som fortfarande gör jobbet men som ingen vågar röra och som en enda person förstår. Frågan blir densamma: vad ska ersätta det, och vad kostar det att komma dit?
Det går att bygga. Frågan är vad det kostar — och vad ni faktiskt får för det.
Vad ni får i handen
Sex leverabler — varav en ni kan klicka i
En klickbar prototyp av kärnflödet
Inte en skiss och inte en presentation. Något era användare kan gå igenom och säga "nej, så gör vi inte" om. Det är den delen som gör att missförstånd upptäcks nu i stället för efter tre månaders bygge.
Processdokumentation
Flödesdiagram och beskrivning av hur det fungerar idag — inklusive undantagen, som är det som brukar saknas i en kravspec.
Teknisk valideringsrapport
Integrationer, risker och de tekniska valen med motivering.
Integrationsanalys
Vilka beroenden som finns, vilka API:er som krävs och hur komplext det faktiskt blir.
Prioriterad kravlista
Uppdelad i vad som måste finnas, vad som borde finnas och vad som får vänta.
Kalkyl och fast pris för byggfasen
Vad dagens lösning kostar er i arbetstid, dubbelinmatning och ledtid — ställt mot vad bygget kostar och vad det kostar att förvalta per år. Till det ett fast pris för fas 1, satt mot den prioriterade kravlistan. Ni fattar investeringsbeslutet på siffror.
Så går det till
Tre till fyra veckor
Vecka 1 — Processen som den faktiskt ser ut
Uppstart med beställaren om affärsproblemet. Workshop med de som gör jobbet varje dag. Genomgång av de system och kalkylblad som används idag. Vi dokumenterar nuläget: flöde, roller, information.
Vecka 2–3 — Prototyp och validering
Vi bygger en klickbar prototyp av kärnflödet, visar den för slutanvändarna och ändrar den efter vad de säger. Parallellt validerar vi tekniken mot era befintliga system.
Vecka 3–4 — Kravlista och pris
Scope för byggfasen, prioritering av kraven, kalkylen mot ert nuläge, fast pris och tidsplan. Presentation av prototypen, kalkylen, priset och planen.
Vad uppdraget inte är
Vad som inte ingår
Det här är inte en kravspecifikation på femtio sidor som ingen läser. Det är inte ett designuppdrag — prototypen finns för att validera flödet, inte för att sätta grafisk form. Och det är inte en upphandling: efter Systemskissen bestämmer ni, utan bindning.
Ni kan ta prototypen och kravlistan till en annan leverantör. Materialet är ert.
Exempel på utfall
Så här kan en kravlista se ut
Exempel för att visa formatet. Inte ett kundcase.
Processen: godkännande av nya leverantörer
Idag sköts det med mejl och kalkylblad. Ledtiden är fyra till sju dagar och det tillkommer omkring femton nya leverantörer i månaden. Ingen ser var ett ärende ligger, samma uppgifter matas in två gånger, och en person håller ihop alltihop.
Måste finnas i fas 1: formulär med obligatoriska fält, ett godkännandeflöde som meddelar rätt person automatiskt, statusspårning så att beställaren ser var ärendet ligger, integration mot leverantörsregistret i affärssystemet, och behörigheter per roll.
Borde finnas i fas 1: automatisk kontroll mot befintliga leverantörer, PDF-export av godkännandet, ett flöde som fungerar i mobilen.
Kan vänta: koppling mot kreditupplysning, statistik till inköp.
Det fasta priset för byggfasen sätts mot fas 1-listan, efter att prototypen är validerad. Inget öppet slut.
Vem behöver vara med
Det här behöver vi från er
Beställaren, som kan svara på vad som ska bli bättre och hur det ser ut när det är det. De som arbetar i processen dagligen — de vet var undantagen finns, och undantagen är det som avgör priset. IT-chefen eller motsvarande på den tekniska genomgången.
Workshopen med användarna är den enskilt viktigaste timmen i hela uppdraget.
Efter Systemskissen
Sedan börjar bygget
Byggfasen delas i faser med en beslutspunkt mellan varje. Ni får något användbart i drift tidigt och avgör själva om nästa fas ska startas — takten och kostnaden ligger hos er.
Innan ett system går i produktion kör en testgrupp ur er egen verksamhet det skarpt i sitt eget flöde. Det som ändras där är billigt att ändra. Det som upptäcks efter driftsättning är det inte.
Produktionssättningen omfattar integration mot era befintliga system, behörigheter, drift och övervakning. Därefter förvaltar och vidareutvecklar vi systemet med samma team — de som redan kan er verksamhet och er kod.
Så byggdes Returpacks verksamhetssystem: från förstudie till driftsättning, format av användarna längs vägen. Det är i drift och vidareutvecklas femton år senare.
Berätta var ni står. Vi tar det därifrån.
Har ni en process som borde vara ett system? Beskriv den för oss, så säger vi rakt ut om Systemskissen är rätt nästa steg.