Verksamhetsnära system · Ingångserbjudande
Ni ska veta vad ni köper innan ni köper det
Systemprojekt går oftast snett för att beställare och byggare aldrig såg samma sak framför sig, och det brukar märkas först när koden redan är skriven.
Systemskissen är förstudien in i ert systemprojekt. Under tre till fyra veckor går vi igenom processen tillsammans med dem som arbetar i den, och era användare testar en klickbar prototyp av kärnflödet. Förstudien har ett fast pris och slutar i ett fast pris för fas 1 av bygget, så när ni bestämmer om ni vill gå vidare vet ni vad det kostar.
När processen har växt ur sitt systemstöd
Någonstans i verksamheten finns ett flöde som inget av era system äger. Det bor i en delad mapp, i ett par kalkylblad och i mejltrådar. Någon håller ihop det, och den personen har blivit svår att vara utan.
Ni har troligen tittat på att köpa ett standardsystem och märkt att det täcker åttio procent. De sista tjugo är just det som gör processen till er.
Lika ofta har ni redan ett system som inte längre passar. Det kan vara ett standardsystem som täcker det mesta men tvingar ut resten i sidoflöden, eller något ni byggde själva för tio år sedan som fortfarande gör jobbet, fast ingen vågar röra det och bara en person förstår det. Frågan blir ändå densamma: vad ska ersätta det?
Att det går att bygga brukar ingen tvivla på, så det ni behöver veta innan ni bestämmer er är vad det kostar att bygga och äga, och vad ni får för pengarna.
Vad ni får i handen
Det här har ni när förstudien är klar
En klickbar prototyp av kärnflödet
Era användare klickar sig igenom flödet och kan säga "nej, så gör vi inte" medan det fortfarande är billigt att ändra. På så sätt upptäcks missförstånden under förstudien i stället för efter tre månaders bygge.
Processdokumentation
Flödesdiagram och beskrivning av hur det fungerar i dag, inklusive undantagen, som är det som brukar saknas i en kravspec.
Teknisk valideringsrapport
Integrationer, risker och de tekniska valen med motivering.
Integrationsanalys
Vilka beroenden som finns, vilka API:er som krävs och hur komplext det faktiskt blir.
Prioriterad kravlista
Uppdelad i vad som måste finnas, vad som borde finnas och vad som får vänta.
Kalkyl och fast pris för byggfasen
Vad dagens arbetssätt kostar er i arbetstid, dubbelinmatning och ledtid, ställt mot vad bygget kostar och vad det kostar att förvalta per år. Till det kommer ett fast pris för fas 1, satt mot den prioriterade kravlistan, så att investeringsbeslutet bygger på siffror.
Så går det till
Tre till fyra veckor
Vecka 1 — Processen som den faktiskt ser ut
Vi börjar med beställaren och affärsproblemet och håller sedan en workshop med dem som gör jobbet varje dag. Där går vi också igenom de system och kalkylblad som används i dag och skriver ner nuläget: flöde, roller och information.
Vecka 2–3 — Prototyp och validering
Vi bygger en klickbar prototyp av kärnflödet, visar den för slutanvändarna och ändrar den efter vad de säger. Samtidigt prövar vi tekniken mot era befintliga system, så att integrationerna inte blir en överraskning i bygget.
Vecka 3–4 — Kravlista och pris
Vi avgränsar fas 1, prioriterar kraven och ställer kalkylen mot ert nuläge. Det mynnar ut i ett fast pris och en tidsplan för fas 1, som ni får presenterade tillsammans med prototypen och kalkylen.
Vad uppdraget inte är
Vad som inte ingår
Ni får ingen kravspecifikation på femtio sidor som ingen läser, utan en prioriterad kravlista som går att sätta pris på. Prototypen finns för att pröva flödet med användarna, så grafisk form och design ingår inte. Efter Systemskissen bestämmer ni själva om bygget ska starta, utan bindning.
Prototypen och kravlistan är era, så ni kan ta dem till en annan leverantör om ni vill.
Exempel på utfall
Så här kan en kravlista se ut
Exempel för att visa formatet. Inte ett kundcase.
Processen: godkännande av nya leverantörer
Idag sköts det med mejl och kalkylblad. Ledtiden är fyra till sju dagar och det tillkommer omkring femton nya leverantörer i månaden. Ingen ser var ett ärende ligger, samma uppgifter matas in två gånger, och en person håller ihop alltihop.
Måste finnas i fas 1: formulär med obligatoriska fält, ett godkännandeflöde som meddelar rätt person automatiskt, statusspårning så att beställaren ser var ärendet ligger, integration mot leverantörsregistret i affärssystemet, och behörigheter per roll.
Borde finnas i fas 1: automatisk kontroll mot befintliga leverantörer, PDF-export av godkännandet, ett flöde som fungerar i mobilen.
Kan vänta: koppling mot kreditupplysning, statistik till inköp.
Det fasta priset för fas 1 sätts mot den här listan när användarna har prövat prototypen, så bygget får inget öppet slut.
Vem behöver vara med
Det här behöver vi från er
Beställaren behöver vara med, eftersom det är hen som kan svara på vad som ska bli bättre och hur det ser ut när det är det. Lika viktiga är de som arbetar i processen varje dag, för de vet var undantagen finns, och det är undantagen som avgör priset. Till den tekniska genomgången behöver vi också IT-chefen eller motsvarande.
Den enskilt viktigaste timmen i hela förstudien är ändå workshopen med användarna, så den är värd att boka in tidigt.
Efter Systemskissen
Sedan börjar systemprojektet
Bygget delas i faser med en beslutspunkt mellan varje, och fas 1 har redan fått sitt fasta pris i Systemskissen. Ni får något användbart i drift tidigt och avgör själva om nästa fas ska startas, så takten och kostnaden ligger hos er.
Innan systemet går i produktion kör en testgrupp ur er egen verksamhet det skarpt i sitt eget flöde. Det som ändras där är billigt att ändra, till skillnad från det som upptäcks efter driftsättning.
Produktionssättningen omfattar integration mot era befintliga system, behörigheter, drift och övervakning. Därefter förvaltar och vidareutvecklar samma team systemet, med folk som redan har arbetat i er kod och med era användare.
Returpacks affärssystem byggdes på det sättet, från förstudie till driftsättning och format av användarna längs vägen. I dag går över 1,6 miljarder enheter om året genom det, och det vidareutvecklas fortfarande drygt femton år senare.
Berätta var ni står. Vi tar det därifrån.
Beskriv processen som borde vara ett system, så säger vi rakt ut om Systemskissen är rätt nästa steg.