Frågan ni slutade ställa.

Ett exempel: leveransprecision per kundsegment

Säg att den som ansvarar för leveranserna vill veta hur väl ni levererar i tid till olika typer av kunder. Leveranserna registreras i affärssystemet medan kundens segment står i CRM, och det finns ingen rapport som har med båda.

För att få ett svar behöver någon ta ut en lista från vart och ett av systemen, para ihop kunderna i Excel och kontrollera att siffrorna stämmer med förra månadens utfall. Kundnumren är sällan exakt likadana i de två systemen, så en del av tiden går åt till att reda ut vilka kunder som är vilka. Två veckor är en rimlig tidsåtgång om det är en person som gör det vid sidan av sitt vanliga arbete.

En fråga som tar två veckor att besvara ställs sällan mer än en eller två gånger. I exemplet visade svaret att precisionen var god mot de tio största kunderna och sämre mot kunderna i mellanskiktet, som står för en stor del av marginalen. Den typen av mönster upptäcker man bara om frågan ställs regelbundet.

Varför rapporterna inte räcker till

Rapporterna ni har i dag byggdes för att svara på de frågor ni hade när de byggdes. Ofta handlade det om försäljning per vecka och lagervärde per månad, och de rapporterna används fortfarande.

Sedan dess har det kommit nya kundsegment och kanske nya försäljningskanaler. Frågor som rör dem ryms inte i de befintliga rapporterna. De blir ärenden hos IT eller hos den person som kan rapportverktyget, och får vänta på sin tur i kön.

Det är ingen som har gjort fel. Men effekten blir att de frågor som är dyrast att besvara också är de som ställs mest sällan, även när de är viktiga.

Vad som har blivit enklare

De senaste åren har det blivit betydligt billigare att koppla ihop data från flera system och att ta fram en ny rapport. Mycket av det manuella arbetet i exemplet ovan, att hämta data, para ihop kunder och räkna om, kan göras automatiskt om datan finns samlad på ett ställe.

Det förutsätter två saker. Datan från affärssystemet och CRM behöver ligga på samma plats, och begreppen behöver vara bestämda. Om "leverans i tid" räknas från orderdatum i ett system och från utlovat leveransdatum i ett annat blir svaret fel, även om det kommer fort.

När de förutsättningarna finns går det att ställa en ny fråga och få svar samma dag, och då blir fler frågor värda att ställa. När Plantagen gick från månadsrapport till att följa försäljning, inköp och lager dag för dag blev det möjligt att styra på sådant som tidigare bara gick att se en gång i månaden.

Samma förutsättningar gäller om ni vill använda AI för att ställa frågor till er data. Är begreppen inte bestämda ger AI:n ett svar som ser säkert ut men bygger på fel definition.

Ni behöver sällan bygga om allt

Om ni känner igen er är det lätt att tro att hela lösningen behöver ersättas. Det behöver den sällan. Rapporter som används, definitioner som verksamheten redan är överens om och logik som byggts upp under åren går oftast att ta med.

Ett vanligt sätt att börja är att samla datan från ett par system, till exempel affärssystemet och CRM, och bestämma de viktigaste begreppen. De befintliga rapporterna kan användas som vanligt under tiden. Vilka system som ska med först avgörs bäst av vilka frågor verksamheten behöver få svar på.

En övning som tar fem minuter

Skriv ner fem frågor om er verksamhet som ni har slutat ställa, eller aldrig har ställt, för att svaret tar för lång tid att få fram. Sortera dem i två kolumner:

Hamnar de flesta frågorna i den vänstra kolumnen behöver ni börja mäta något som ni inte mäter i dag. Hamnar de flesta i den högra finns datan redan, och då handlar arbetet om att samla den och bestämma begreppen så att frågorna går att besvara. Listan är också ett bra underlag att ta med till ett samtal med IT, eller med oss.

Om ni vill gå vidare

Vill ni göra en bedömning på egen hand har vi en guide med tio tecken på att ni har vuxit ur er BI-lösning. Den tar ungefär tio minuter att gå igenom.

Vill ni ha ett underlag att fatta beslut på finns Datakompassen. Den tar tre till fyra veckor och har fast pris. Tillsammans med er går vi igenom era system och rapporter, och ni får tre prioriterade förslag på vad som ger mest nytta att börja med, en plan för de kommande tolv månaderna och ett prisestimat för det första steget. Därefter bestämmer ni själva om ni vill gå vidare.