Fler dashboards har inte gett er mer tillit till siffrorna.

Mönstret brukar se ungefär likadant ut. Ekonomi bygger sin rapport om intäkt och säljavdelningen bygger sin, medan ledningen får en tredje från en konsult som var inne för två år sedan. Alla tre heter "intäkt", men de ger olika svar på samma fråga beroende på om returer räknas in, vilken valutakurs som används och vilket datum en affär anses vara stängd.

Rapporterna gör precis det de är byggda för, så tekniskt sett är inget fel. Däremot har tre personer, i olika verktyg och vid olika tillfällen, gjort var sitt antagande om vad ordet "intäkt" betyder, och ingen av dem visste att de andra två gjorde det.

Med self-service kan det här hända i en helt annan skala än förut. När varje rapport krävde en analytiker och en kö fanns det åtminstone en flaskhals som tvingade fram konsekvens, men nu kan vem som helst med rätt behörighet bygga en ny vy på en eftermiddag. Det är precis vad self-service ska göra, och det är också därför de spretande definitionerna blir fler i allt snabbare takt.

Den vanliga reflexen är att försöka lösa det med mer teknik, till exempel bättre verktyg eller en till instrumentpanel som ska sammanfatta alla de andra. Det hjälper sällan, eftersom inget verktyg kan avgöra om returer ska räknas in i intäkten. Det beslutet måste verksamheten fatta och äga själv.

Vem äger ett nyckeltal?

De flesta organisationer har svårt att svara på den frågan rakt av, och det beror sällan på att ingen bryr sig. Ägarskapet har helt enkelt aldrig blivit ett uttalat beslut. Nyckeltalet "intäkt" uppstod en gång i ett Excel-ark och har sedan spridit sig i olika skepnader, i takt med att fler byggt vidare på sin egen tolkning.

Det som saknas är en semantisk modell, alltså en gemensam och dokumenterad definition av vad organisationens centrala begrepp betyder och vem som har rätt att ändra den. Vem som får ändra hur intäkten räknas är ett lika viktigt beslut som vem som får godkänna en budget, och det fattas av verksamheten snarare än av den som bygger datamodellen. Utan det beslutet hjälper det inte hur bra plattformen är, för då går det bara snabbare att bygga rapporter som ger olika svar.

Vad Microsoft löser och vad ni måste lösa själva

Microsoft bygger just nu in mer stöd för det här direkt i Fabric, med verktyg för att katalogisera data, spåra var den kommer ifrån och upptäcka var samma begrepp definieras olika på olika ställen. Det är ett steg i rätt riktning, och det gör arbetet enklare när ni väl tar tag i det.

Ingen plattform kan däremot bestämma åt er att "intäkt" ska räknas utan returer, eller att en affär räknas som stängd först när fakturan är betald och inte när ordern läggs. Verktyget kan visa var definitionerna skiljer sig åt, men vilken som är rätt får ni välja själva.

Beslutet fattas en gång av verksamheten, men sedan behöver det förvaltas löpande som en stående uppgift och inte som ett engångsprojekt. Varje centralt begrepp behöver därför en ägare som bestämmer vem som får ändra det och hur ändringen kommuniceras, och som ser till att alla rapporter som använder begreppet uppdateras samtidigt.

Börja smalt

Hela begreppsfloran går inte att lösa på en gång, och det lönar sig inte heller att försöka. Ta hellre ett fåtal nyckeltal, de som faktiskt styr besluten i styrelserummet eller på ledningsmötet, och reda ut dem ordentligt. För vart och ett skriver ni ner definitionen och utser en ägare, och sedan byggs definitionen in i den semantiska modellen så att alla rapporter som rör begreppet hämtar samma siffra.

Gör det för fem begrepp i stället för femtio och gör det klart, för det är det arbetet som avgör om fler dashboards också ger mer tillit. Ett bra första begrepp är det som oftast leder till diskussion på ledningsmötet om vilken siffra som stämmer.

Om ni vill gå vidare

Ett bra första steg är att lista de nyckeltal som finns i mer än en rapport och ta reda på vem som bestämmer hur de räknas.

Vill ni göra en bedömning på egen hand har vi en guide med tio tecken på att ni har vuxit ur er BI-lösning. Den tar ungefär tio minuter att gå igenom.

Vill ni ha ett underlag att fatta beslut på finns Datakompassen, förstudien in i en dataplattform. Den tar tre till fyra veckor och har fast pris. Ni får tre prioriterade förslag på vad som ger mest nytta att börja med, en plan för de kommande tolv månaderna och ett prisestimat för det första steget. Därefter bestämmer ni själva om ni vill gå vidare.