Excel-filerna som egentligen är affärskritiska system.

Tillfälliga lösningar uppstår nästan alltid av goda skäl. Affärssystemet klarar inte ett visst undantag, eller så passar standardprocessen inte just den här verksamheten, och då löser någon det med ett kalkylark, ett manuellt steg eller en liten Access-databas. Det fungerar, och det fungerar så bra att det blir kvar år efter år.

Med tiden blir den tillfälliga lösningen en del av infrastrukturen. Den körs varje vecka, affärsbeslut bygger på den och andra processer är beroende av den. Formellt finns den knappt, för den har varken supportavtal, dokumentation eller versionshantering, men i praktiken är den ett kritiskt system.

Risken är högst konkret. Ofta är det en eller två personer som vet hur det hela fungerar, och frågan är vad som händer om de slutar, om filen skadas eller skrivs över, eller om logiken behöver ändras när ingen längre vet hur den hänger ihop.

Vi har sett alla tre varianterna. En ekonomichef gick i pension och tog med sig kunskapen om en prisjusteringsmodell som hade fått gå ostörd i elva år. På ett annat ställe fanns en kalkylbok med 47 flikar och makron som ingen längre kunde ändra utan att något gick sönder, och på ett tredje en manuell avstämning av leverantörsfakturor som fungerade precis så länge en viss person var på plats.

Oftast klarar sig verksamheten ändå. Men det går åt allt mer tid till att hålla ihop något som borde vara stabilt, och osäkerheten växer varje gång nyckelpersonen är borta.

Ett rikstäckande retursystem visar hur det kan se ut när en verksamhet tar steget. De driver ett pantsystem där mer än 1,6 miljarder burkar och PET-flaskor hanteras varje år, och de hade affärslogik och processer som inget standardsystem täckte: ersättningsmodeller, undantag och informationsflöden som är specifika för hur just pantsystemet fungerar.

När Microsoft slutade stödja plattformen som deras befintliga system byggde på stod de inför ett val. De kunde kompromissa sig fram till ett standardsystem eller bygga något som speglade hur processerna faktiskt ser ut, och de valde det senare. I dag hanterar verksamhetssystemet informationen automatiskt, så medarbetarna kan lägga sin tid på avvikelser och undantag i stället för på att hålla ihop kalkylark och manuella rutiner.

Situationen i sig är vanlig. Det ovanliga var att de tog tag i den systematiskt i stället för att vänta tills något gick sönder.

En enkel fråga att börja med är om det finns processer hos er som hänger på att en viss person är på plats. Processen behöver inte vara komplicerad i sig, det räcker att kunskapen om hur den fungerar i praktiken bara finns hos den personen.

Nästa fråga är om ni har kalkylark, Access-databaser eller egna skript som körs regelbundet och som affärsbeslut bygger på, men som saknar support, dokumentation och versionshantering. Är svaret ja på någon av frågorna är området värt att titta närmare på.

Ibland räcker det med dokumentation och lite struktur. I andra fall är det rätt läge att bygga ett system som tar hand om flödet och som går att förvalta utan att en nyckelperson måste finnas på plats. Ett bra första steg är att lista de filer och rutiner där svaret blev ja, och skriva upp vem som kan var och en av dem.