Excel-filerna som egentligen är affärskritiska system.

Workarounds uppstår av goda skäl. Affärssystemet hanterar inte undantaget. Standardprocessen passar inte den specifika verksamheten. Någon löser det tillfälligt med ett kalkylark, ett manuellt steg eller en liten Access-databas — och det fungerar. Så väl att det stannar. År efter år.

Med tiden har den "tillfälliga" lösningen blivit en del av infrastrukturen. Den kör varje vecka. Affärsbeslut baseras på den. Andra processer är beroende av den. Formellt sett är den ingenting — inget support-avtal, ingen dokumentation, inget versionssystem. Praktiskt sett är den ett kritiskt system.

Riskbilden är inte abstrakt. Den handlar om en eller två personer som bär hela förståelsen för hur det här fungerar. Vad som händer om de slutar. Vad som händer om filen skadas eller skrivs över. Vad som händer om logiken inuti behöver förändras men ingen förstår hur den hänger ihop.

Vi har sett alla tre varianterna. En ekonomichef som pensionerade sig och tog med sig förståelsen för en prisjusteringsmodell som hade körts ostörd i elva år. En kalkylbok med 47 flikar och makros som ingen längre kunde modifiera utan att något gick sönder. En manuell process för att stämma av leverantörsfakturor som fungerade precis så länge en specifik person var på plats.

Verksamheten klarar sig — men med mer friktion, mer osäkerhet och mer tid spenderad på att hålla ihop något som egentligen borde vara stabilt.

Returpack är ett bra exempel på hur det kan se ut när en verksamhet tar det steget. De driver det svenska pantsystemet — mer än 1,6 miljarder burkar och PET-flaskor hanteras varje år — och hade affärslogik och processer som inget standardsystem täckte. Det handlar om ersättningsmodeller, undantag och informationsflöden som är specifika för hur pantsystemet fungerar.

När den underliggande plattformen för deras befintliga system slutade stödjas av Microsoft stod de inför ett val: hitta ett standardsystem som de fick kompromissa sig till, eller bygga något som speglade deras verkliga processer. De valde det senare. Resultatet är ett verksamhetssystem som hanterar informationen automatiserat och låter deras medarbetare fokusera på avvikelser och undantag — i stället för att ägna tid åt att hålla ihop kalkylark och manuella rutiner.

Det är inte ett unikt scenario. Det som är unikt för Returpack är att de valde att adressera det systematiskt, i stället för att vänta tills något gick sönder.

En enkel fråga att börja med: finns det processer i er verksamhet som är beroende av att en specifik person är på plats? Inte för att de är komplicerade i sig, utan för att kunskapen om hur de fungerar i praktiken sitter hos den personen?

En annan: finns det kalkylark, Access-databaser eller egna skript som körs regelbundet, som affärsbeslut baseras på, men som inte har support, dokumentation eller versionskontroll?

Om svaret är ja på något av dem är det ett område värt att titta på. Ibland är lösningen enkel — dokumentation och lite strukturering räcker. Ibland är det rätt underlag för att bygga något som hanterar det systemiskt, och som faktiskt kan förvaltas utan att en nyckelperson är nödvändig.